Как правильно оформить презентацию: структура, текст и графики

Начните с мысли, которую должны запомнить

До выбора шаблона запишите одним предложением главный вывод выступления. Если презентация нужна, чтобы согласовать проект, зритель должен понять проблему, предлагаемое решение и следующий шаг. Если это учебный доклад, покажите вопрос, ход работы и полученный результат.

Сделайте черновой план без оформления. Поменять порядок шести тезисов на бумаге проще, чем переделывать шесть готовых слайдов.

Пример структуры для короткого выступления

Это пример, а не обязательное число слайдов. Для другой аудитории порядок и объём могут быть иными.

Пусть заголовок сообщает вывод

Заголовок «Продажи» называет тему. «Повторные заказы выросли после изменения доставки» сообщает мысль, ради которой показывают диаграмму. Проверьте каждый слайд: если зритель увидит только заголовки, поймёт ли он ход рассказа?

Не превращайте слайд в конспект докладчика. Длинное объяснение лучше произнести, а на экране оставить ключевое число, схему или короткую формулировку. Microsoft также советует выбирать читаемый шрифт и не перегружать слайды текстом.

Соберите устойчивый макет

Выберите одну систему отступов, два уровня текста и несколько согласованных цветов. Одинаковые элементы ставьте в одинаковые места. Контраст проверяйте на том фоне, на котором будет показ, а не только в редакторе.

Для диаграммы подпишите величины, единицы измерения, период и источник данных. Уберите декоративные элементы, которые мешают сравнить значения. Если график требует устного объяснения каждой подписи, попробуйте сократить число рядов или разделить его на два слайда.

Покажите сравнение, а не стену цифр

Допустим, в отчёте есть данные за три квартала. На слайде не обязательно повторять всю таблицу: выделите показатель, который отвечает на вопрос выступления, а полные данные оставьте в приложении. Подпишите, с чем сравниваете результат и какие значения исключены.

Если важна точность отдельных строк, таблица может быть лучше графика. Проверьте, различимы ли строки без увеличения. Не заменяйте точное число округлением, если от него зависит решение аудитории.

Проверка перед выступлением

• Откройте файл на экране, похожем на будущий проектор или монитор.
• Прочитайте мелкие подписи с расстояния, на котором будет сидеть зритель.
• Сверьте каждое число и цитату с исходным материалом.
• Пролистайте презентацию целиком, чтобы заметить резкие смены стиля и пустые переходы.
• После экспорта проверьте переносы строк, шрифты, диаграммы и последнюю версию файла.